Yo lo gestiono de manera similar. Para cada proyecto armo un archivo de excel con las diferentes hojas así:
- Hoja 1: Sitios donde podría dejar enlaces gratuitos ( foros, blogs, etc. ) con sus respectivas métricas ( Temática, DA, PA, etc. )
- Hoja 2: Sitios de la temática donde podría generar relaciones con los webmasters para lograr un link o comprarlo directamente al link, con sus respectivas métricas ( Temática, DA, PA, etc. )
- Hoja 3: Sitios donde efectivamente está hecho el enlace, con sus respectivas métricas ( Temática, DA, PA, etc. ), y si está indexado o no por Google Search Console
El problema que comentas de que modificas un link y luego se te hace muy pesado modificarlo uno a uno en las demás hojas de cálculo se soluciona fácilmente si a los diferentes archivos excel los trabajas en google drive. Creando los archivos como un google spreadsheet puede conectar las celdas de las diferentes hojas de cálculo, importar rangos, etc. De esa forma, cuando toques una celda en un "Archivo maestro" por decirlo así, donde tienes todos los sitios relevantes que has ido encontrando a modo de base de datos, si las demás hojas están conectadas, automáticamente se modificarán también.
Es complejo de explicarlo por escrito pero investigando y googleando no es muy dificil de hacerse la idea ni tampoco de aplicarlo efectivamente.
Espero te ayude!