Simplemente separa por procesos el funcionamiento de tu empresa.
En tu caso, vamos a suponer, que los procesos son los siguientes (simplificaré mucho):
1- Captar un prospecto
2- Hacer un presupuesto
3- Hacer el trabajo encargado
Una vez tengas identificados todos estos procesos debes desgranar lo máximo que puedas cuales serían los pasos necesarios para llevar a cabo esta tarea. Debes ser lo más preciso posible. Debes plasmarlos en un documento por escrito para que, si viene una persona nueva a tu empresa, pueda hacer lo necesario sin necesidad de preguntar a nadie lo que debe hacer.
Cuando alguna persona apoyarse en el documento que generes y pueda trabajar con independencia, tendrás en realidad un negocio que funcione sin tu presencia. Así es la forma correcta de delegar tareas.