En mi caso con sitios webs, armo planillas de excel. Debo tener 1500-2000 planillas facilmente.
Tengo planillas que tienen planillas dentro o sea links a otras planillas internamente.
Una de mis sitios webs donde tengo dominios, datos generales y links a accesos webs, y voy marcando con tildes en casilleros tareas a cumplir en cada uno, redactores a cargo, si hice o no el seo del mes a dicho dominio, y varias cosas asi.
Luego en la misma fila del dominio tengo links a planillas SEO, de dicho dominio donde anoto cada cosa comprada, enlace, desde donde, hacia donde, fechas, etc.
Entonces tengo todo ordenado.
Sin embargo cuando creo proyectos nuevos armo una linea y los casilleros de tilde estan todos vacios, por ende veo que esos son "trabajos por hacer" y no me pierdo por horas sin saber que tenia que hacer cada dia, sino que voy por orden de arriba hacia abajo y cuando completo una tarea como "colocar enlace tal, colocar codigo en header, configurar adsense manualmente, colocar analytics, agregar sitema, blabablaa" voy marcando el tilde en cada opcion que completo y cada mes veo como avanzo porque se marcan decenas de filas enteras.
Cuando compro enlaces se cuales deb comprar primero que son los sitios que hace mas tiempo no les compro ya que tiene "menos tildes" en las casillas SEO...
No se si me entiendes la idea... lo que te falta es ver el avance de las cosas que haces dia a dia y tener las tareas a hacer en orden, sin saltear ninguna, de esa forma te sientas en la PC y ya sabes cual es laproxima tarea a realizar.
Si agrego un sitio nuevo tengo desmarcado "analizar keys, contratar redactor fijo, analizar competencia en buscador manualmente, checkeo mensual de keys mejor posicionadas para empujar, etc" entonces si hoy es el dia de SEO de la semana, veo esas casillas en cada web y voy desde la mas descuiduada para adelante marcando cosas....
Te dejo una imagend e una planilla desactualizada vieja (ahora tengo planilals muchisimo mas grandes y complejas), para que te des una idea:
