Como ya te dijeron, para que cada persona que trabaja en la empresa tenga su propia cuenta y la empresa, tenga control sobre los correos de los empleados.
Te doy un ejemplo, un cliente mío antes tenía puros correos @outlook en su negocio, desde un principio le dije que eso no era una buena practica pero por no pagar estuvo así un tiempo, hasta que tuvó problemas con algunos empleados y se quedaron con las cuentas de correo del negocio, entonces él no tenía forma de recuperarlas, si algún cliente le enviaba un correo después, pues ni enterado.
Ahora es distinto, todas sus cuentas son @sudominio y cada vez que llega un nuevo empleado se le da su cuenta y cuando alguien se va se le retira la cuenta automáticamente, así no podrá hacer algo que los dañe, como quedarse con la cuenta o enviar correos a los clientes.